Membuat Kelengkapan SPJ Untuk Belanja Barang Pakai Habis

Secara sederhana aplikasi ini bisa juga digunakan untuk mencetak kelengkapan SPJ untuk belanja barang pakai habis. Tapi format ini hanya berlaku di instansi saya saja. Jika ada perbedaan ya maklum saja karena kadang tiap pemerintah daerah berbeda format SPJ nya.

Fitur ini digunakan untuk membantu staf administrasi yang mengurus masalah SPJ, sehingga meringankan pekerjaan staf tersebut. 

Untuk menggunakan menu ini diasumsikan bahwa harga barang yang ada di aplikasi adalah sama dengan harga toko/ rekanan. 

Saat kita menginputkan data barang masuk pada menu BARANG > MASUK  pilih nama rekanan/ toko, kemudian pilih tanggal masuk dan tanggal surat pesanan, dan inputkan semua nama dan jumlah barangnya. Setelah semua sudah masuk kemudian pilih PROSES.

Langkah selanjutnya adalah pilih pada menu UTILITY > EDIT BARANG MASUK, kemudian pilih/ klik pada data transaksi yang sudah diproses tadi, pilih EDIT kemudian isikan nama kegiatan dan pekerjaannya. Setelah itu SIMPAN.

Kelengkapan SPJ yang bisa dicetak pada aplikasi ini hanya :

1. Surat Pesanan

2. Berita Acara Penyerahan dari Toko ke Panitia / Staf Penerima Hasil Pekerjaan

3. Berita Acara Penyerahan dari Panitia / Staf  Penerima Hasil Pekerjaan kepada Penyimpan Barang

Fitur di atas mungkin tidak berguna jika kantor anda menggunakan format yang berbeda dari output aplikasi ini. Tapi seperti penjelasan di atas, jika fitur ini hanya untuk membantu meringankan pekerjaan staf administrasi yang mengelola SPJ. Karena tupoksi penyimpan barang hanya menerima dan mengelola barang yang menjadi tanggungjawabnya, tidak untuk membuat SPJ atau belanja barang.

Lanjut Baca..

Tampilan Laporan

Ada 15 jenis laporan yang dapat ditampilkan pada aplikasi ini. 7 Jenis di antaranya  adalah sebagaimana tercantum dalam PERMENDAGRI RI NOMOR 17 TAHUN 2007 TENTANG PEDOMAN TEKNIS PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH :

a. Daftar pengadaan Barang (Lampiran 4)
b. Buku Penerimaan Barang (Lampiran 8)
c. Buku Pengeluaran Barang (Lampiran 9)
d. Buku Barang Pakai Habis (Lampiran 11)
e. Kartu Barang (Lampiran 12)
f. Kartu Persediaan Barang (Lampiran 13)
g. Laporan Semesteran (Lampiran 15)
Berikut contoh tampilan yang dihasilkan dari aplikasi ini :

Lanjut Baca..

Dokumen Dasar Yang Dibutuhkan

Aplikasi persediaan ini dibuat agar penyimpan barang baik itu di SKPD maupun UPTD dapat mudah membuat dokumen-dokumen administrasi yang dipersyaratkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007. Kemudahan yang ditawarkan dalam aplikasi ini adalah penyimpan barang hanya dengan melakukan input barang masuk dan keluar maka semua laporan dapat tersedia.
Kartu barang maupun kartu persediaan barang dapat dibuat secara mudah dan tersimpan dalam aplikasi, Laporan penerimaan, penyaluran dan stok persediaan dapat dicetak sewaktu-waktu, pencarian data barang mudah dilakukan, dan laporan lain dapat dibuat dengan mudah.
Penyimpan barang juga dapat melakukan input pada aplikasi sewaktu-waktu atau non real time asalkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam input ke aplikasi ada dam valid. Dokumen-dokumen manual yang dibutuhkan dalam aplikasi ini adalah :

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : MENU LAPORAN

Inilah kemudahan yang ditawarkan aplikasi ini. Cukup dengan menginputkan barang masuk dan barang keluar secara teratur dan rutin, semua laporan yang dibutuhkan sebagaimana Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 sudah dibuat dan siap cetak.
Menu laporan terdiri atas laporan yang dicetak bulanan, triwulanan, semesteran, dan tahunan. Laporan tersebut dapat dicetak sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.

Laporan Bulanan 
Laporan Penerimaan, Penyaluran dan Stok : Berisi laporan penerimaan, pemakaian dan sisa stok barang pakai habis dan persediaan.

Laporan TriwulananBerita Acara Stok Opname : laporan yang berisi berita acara pemeriksaan antara kuasa pengguna barang dengan penyimpan barang beserta lampirannya.

Laporan Semesteran Laporan Semesteran (Lamapiran 15) : dicetak setiap akhir semester

Laporan Tahunan

1. Kartu Barang (Lampiran 12) dan Kartu Persediaan Barang (Lampiran 13) memiliki format yang hampir sama, laporan dapat dicetak per satuan barang dengan cara memilih barang pada tabel kemudian klik tombol cetak.Selain di menu laporan, kartu barang dapat dicetak di menu BARANG > BARANG dan menu BARANG > KELUAR. 
2. Daftar Pengadaan Barang (Lampiran 4)
3. Buku Penerimaan Barang (Lampiran 8)
4. Buku Pengeluaran Barang (Lampiran 9)
5. Buku Barang Pakai Habis (Lampiran 11)

Laporan Tahunan dicetak setiap akhir tahun, kemudian dijadikan buku sebagai bahan pemeriksaan oleh tim pemeriksa jika ada permintaan. Format laporan tersebut dibuat berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

Laporan / Cetakan Pendukung Lainnya

•  Permintaan Per Bidang : untuk mengetahui banyaknya barang yang diminta per bidang per bulan.
• Rincian Barang Masuk : Rincian barang masuk per bulan
• Rincian Barang Keluar  : Rincian barang keluar per bulan
• Rekap Setahun : laporan sebagaimana laporan bulanan, namun berisi semua transaksi rekap selama satu tahun.
• Laporan Barang Kadaluarsa : laporan untuk mengetahui barang yang akan kadaluarsa dalam bulan itu atau setahun (centang ‘Setahun’).
• Data Barang Per Lokasi : laporan untuk mengetahui nama dan jenis barang yang ada pada lokasi penyimpanan barang. 

Laporan lainnya dapat ditemukan di menu UTILITY :

• Cetak Stok : ada di menu UTILITY > STOK 
• Cetak SPJ (Surat Pesanan, BA Pemeriksaan, BA Serah Terima ) : ada di menu UTILITY > Edit Barang Masuk. Cetakan ini berfungsi untuk membuat SPJ sederhana sehingga mempermudah pembuat SPJ dalam membuat laporannya.
• Cetak BA Serah Terima Barang dari Pengurus Barang kepada Staf : ada di menu UTILITY > Edit Barang Keluar

Laporan cetak stok barang per lokasi dapat ditemukan di menu BARANG>LOKASI.

Lanjut Baca..

Cara menginput data barang masuk dan data barang keluar

Kemudahan dari aplikasi ini adalah semua laporan yang dibutuhkan diperoleh dari sebagian besar dua aktifitas rutin berupa melakukan transaksi data barang masuk dan melakukan transaksi data barang keluar.

A. Data Barang Masuk
Pilih Menu Barang>Masuk
Sumber data : Berita acara barang masuk/ bukti penerimaan barang dan lampiran data barangnya. Dalam dokumen tersebut paling tidak memuat asal barang (supplier), tanggal penerimaan, nama dan jenis barang beserta harga, jumlah barang, nomor bukti penerimaan dan nomor pesanan beserta tanggal pemesanan/ permintaan. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada penjelasan sebelumnya disini. Data tersebut akan dijadikan data input pada data barang masuk.

Lanjut Baca..

Cara mencetak laporan

Laporan yang ditampilkan dalam aplikasi sudah bisa memenuhi standar kebutuhan Penyimpan Barang SKPD.
Laporan yang dapat ditampilkan dari aplikasi ini adalah :
a. Laporan penerimaan, penyaluran dan stok persediaan
b. Berita acara stok sisa barang pakai habis
c. Daftar pengadaan Barang (Lampiran 4)
d. Buku Penerimaan Barang (Lampiran 8)
e. Buku Pengeluaran Barang (Lampiran 9)
f. Buku Barang Pakai Habis (Lampiran 11)
g. Kartu Barang (Lampiran 12)
h. Kartu Persediaan Barang (Lampiran 13)
i. Laporan Semesteran (Lampiran 15)
j.  Data Barang per Lokasi
k. Berita Acar Stok Opname
l. Rincian barang keluar dan masuk
m. Laporan barang yang akan ED / kadaluarsa.

Lanjut Baca..

Cara Setting Kertas Folio Agar Laporan Tidak Terpotong

Berhubung semua report yang ada di aplikasi ini disetting menggunakan kertas folio/F4 (ukuran 8,5 x 13 Inch atau 21,5 x 33 cm) dan untuk printer tertentu tidak ada setting kertas tersebut, maka perlu dilakukan setting sebagai berikut :
1. Setting pada Printer Default.
Pastikan printer default dapat disetting menggunakan kertas Custom. Untuk melakukannya dapat dikerjakan dengan langka sebegai berikut :
a. Buka setting properties Printer dengan cara membuka pada komputer/ laptop : Start>Printers and Faxes. Klik kanan pada printer default kemudian pilih Printer Properties.
Pastikan pada Tab General kemudian Paper available terdapat ukuran Folio atau 8x13 Inch, untuk printer dotmatrix biasanya bisa memilih ukuran German Legal Fanfold seperti pada gambar berikut :

Lanjut Baca..

Fitur aplikasi

Aplikasi Persediaan dimaksudkan untuk mempermudah penyimpan barang SKPD dalam melakukan pengadministrasian barang persediaan dan pakai habis ,melalui cara sederhana yaitu cukup melakukan aktifitas input barang dan keluar barang, maka laporan yang dibutuhkan dapat dibuat dari 2 aktifitas ini.
Laporan yang dapat ditampilkan dari aplikasi ini adalah :

Lanjut Baca..