Aplikasi Persediaan dan Barang Pakai Habis untuk Pengurus Barang Milik Daerah

 

Tugas Pengurus Barang sebagaimana diatur dalam Peraturan Mentero Dalam Negeri adalah :

a. menerima, menyimpan dan menyalurkan barang milik daerah;
b. meneliti dan menghimpun dokumen pengadaan barang yang diterima;
c. meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan;
d. mencatat barang milik daerah yang diterima ke dalam buku/kartu barang;
e. mengamankan barang milik daerah yang ada dalam persediaan; dan

f. membuat laporan penerimaan, penyaluran dan stok/ persediaan barang milik daerah kepada Kepala SKPD.

Dalam rangka melaksanakan tugas tersebut, pengurus barang diwajibkan membuat dokumen- dokumen, di antaranya adalah :
a. Laporan penerimaan, penyaluran dan stok persediaan
b. Berita acara stok sisa barang pakai habis
c. Daftar pengadaan Barang (Lampiran 4)
d. Buku Penerimaan Barang (Lampiran 8)
e. Buku Pengeluaran Barang (Lampiran 9)
f. Buku Barang Pakai Habis (Lampiran 11)
g. Kartu Barang (Lampiran 12)

h. Kartu Persediaan Barang (Lampiran 13)
i. Laporan Semesteran (Lampiran 15)
 

Karena banyaknya dokumen yang harus dikerjakan, akan menghabiskan waktu yang tidak sedikit jika dikerjakan secara manual.
Untuk mempermudah pekerjaan pengurus barang dalam mengadministrasikan pekerjaan barang persediaan dengan  cara menyederhanakan aktifitas pengurus barang hanya dengan melakukan transaksi input dan output barang maka semua laporan di atas dapat dikerjakan secara keseluruhan.
 

Untuk lebih jelasnya anda dapat mendownload aplikasi beserta penjelasaannya dengan cara klik link berikut :
1. Download Aplikasi
2. Cara Install Aplikasi

3. Cara Impor data awal dari excel

4. Cara menginput data barang masuk dan data barang keluar

5. Penjelasan dokumen dasar yang dibutuhkan

6. Fitur aplikasi

7. Cara mencetak laporan

8. Trouble shooting permasalahan instalasi

9. Cara Setting Kertas Folio

10. Cara mengganti logo Pemerintah Daerah dan Kop Surat

 

FITUR APLIKASI LEBIH JELASNYA ADA DI VIDEO INI.

 

 

 JANGAN LUPA LIKE DAN SUBSCRIBE  UNTUK UPDATE VIDEO LAINNYA.

APLIKASI INI DAPAT DIPEROLEH SECARA GRATIS DAN TANPA MELAKUKAN REGISTRASI, SILAKAN SHARE KEPADA PENGURUS BARANG LAINNYA.

Lanjut Baca..

Menghapus Aplikasi / Uninstall Aplikasi Barang Pakai Habis

Aplikasi Barang Pakai Hapus secara default tidak terinstal pada komputer / laptop. Sehingga anda tidak dapat menemukan file uninstal pada aplikasi ini maupun pada program di control panel.
Untuk menghapus / Uninstall aplikasi ini, dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Hapus Aplikasi 

Buka My Computer kemudian buka drive C:  temukan folder "APPBRGF". Hapus folder "APPBRGF" tersebut.

2. Hapus Database 
Buka folder "MYSQLKU" di partisi atau drive "D:\". Temukan file "mysql-uninstall" atau "mysql-uninstall.bat" kemudian jalankan atau klik kanan "run as administrator". Kemudian tunggu beberapa saat.
Setelah proses selesai folder "MYSQLKU" di partisi atau drive "D:\" bisa anda hapus.

Jika kedua langkah di atas sudah dijalankan, maka aplikasi barang pakai habis sudah tidak ada di komputer/ laptop anda.

Lanjut Baca..

Cara Mengatasi Selisih Data pada Jumlah Stok

Jika diperhatikan pada Menu "Barang" pada Submenu "Barang", "Masuk", maupun Submenu "Keluar" akan terlihat kolom "Stok", "Kuota", "Sisa".

Stok : adalah jumlah sisa barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan.
Kuota : adalah jumlah barang yang dianggarkan untuk diadakan atau dibeli, biasanya mengacu pada DPA SKPD
Sisa : adalah sisa Kuota setelah dikurangi jumlah belanja atau pengadaan.

Terkadang jumlah stok barang tidak sesuai dengan jumlah pada kartu barang. Kemungkinan memang ada keasalahn pada aplikasi karena tidak menghitung ulang saat terjadi edit atau hapus transaksi barang masuk maupun barang keluar.

Akan tetapi hal tersebut dapat diatasi dengan cara melakuka UPDATE STOK, dengan cara membuka menu "UTILITY>STOK" kemudian pada menu tersebut klik "UPDAT STOK" pada kanan bawah.

Setelah tombol tersebut diklik maka sistem akan menghitung ulang banyaknya stok yang sesuai dengan transaksi.

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : Login

Setelah menginstal aplikasi ini dan untuk menggunakan, selanjutnya pengguna harus terlebih dahulu 'Masuk/Login' pada shortcut aplikasi seperti tampil pada contoh di bawah ini.

Jika Shortcut tidak ada maka ada beberapa kemungkinan :
1. Aplikasi belum diinstall, untuk itu ikuti petunjuk ini
2. Shortcut terhapus, jika demikian temukan dan buat shortcut baru dengan mencari file 'appbrg.exe' pada 'C:/APPBRGF/appbrg.exe' dan buatlah shortcut baru di Desktop.

Jika shortcut sudah tersedia maka pengguna tinggal melakukan eksekusi (dobel click) kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Jika tampilan seperti di atas maka aplikasi sudah siap untuk dijalankan, username awal adalah 1 password 1.

Jika Indikator Database ”Koneksi ke Server Database MySQL gagal” maka menandakan terjadi kesalahan/ database tidak running. Solusi : buka D:\MYSQLKU\ kemudian klik kanan ”Run as Administrator” untuk file mysql-install.bat . Jika masih belum bisa, kemungkinan lain IP Database tidak sama dengan database berasal atau file 'param.ini' yang ada di folder 'C:/APPBRGF/' tidak ada. Untuk mengembalikan file ini buat saja file baru dengan format notepad kemudian isi dengan 127.0.0.1 simpan dengan nama param.ini pada folder 'C:/APPBRGF/'.

Aplikasi ini bisa dijalankan pada komputer lain pada jaringan LAN yang sama jika sudah diinstal dan isi dari file param.ini berupa IP dari database aplikasi. Tetapi penggunaan pada komputer yang berbeda akan mengharuskan anda untuk mengubah kode registrasi yang berbeda.  

Jika login berhasil dan suskes maka akan keluar tampilan awal seperti pada gambar berikut :

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : Menu UTILITY

1. ID (IDENTITAS KANTOR)

Pada submenu ini pengguna dapat mengatur isian identitas kantor dan penambahan user. Penambahan user tidaklah penting meskipun bisa diakses dari beberapa PC melalui jaringan, aplikasi bisa dibuka bersama-sama dengan menggunakan satu user yang sama. Sedangkan pada identitas kantor, pengguna dapat merubah sesuai dengan kondisi SKPD/UPTD. Data inilah yang nantinya menjadi heder dari setiap laporan yang ditampilkan dari aplikasi ini.

Dalam isian identitas kantor terdapat nama PPKom, P2HP dan singkatan kantor. Nama PPKom dan P2HP digunakan untuk melengkapi pembuatan SPJ pada menu UTILITY>Edit Barang Masuk, sedangkan singkatan kantor untuk memberikan nama depan file backup aplikasi pada menu UTILITY>Operasi Data.

Pada menu ini terdapat pengaturan kertas agar sesuai dengan ukuran kertas Folio / German Legal Fanfold (8,5 X 13 Inch) yaitu pada tombol 'Set Kertas'. Pengaturan lebih lanjut dapat mengikuti petunjuk ini.

2. STOK 
Administrasi Stok Barang APBD

Menu ini berfungsi untuk mengetahui berapa kuota yang ada, barang yang sudah dibeli/ diinput tiap bulan dalam setahun, dan sisa yang belum dibeli.Informasi ini juga bisa dicetak berdasarkan kategori barang pada tombol cetak.
Selain itu terdapat 2 tombol yang berbeda dari menu lainnya :

• Awal Tahun : hanya diklik setiap awal tahun anggaran. Fungsinya untuk mengubah stok akhir tahun menjadi stok awal tahun amggaran selanjutnya.
• Updat Stok : dilakukan jika terjadi selisih kuota dan sisa stok. Selisih dapat dilihat pada sisa stok dan laporan kartu barang jika memang terdapat perbedaan karena seringnya melakukan edit barang masuk/ keluar.

3. Edit Brg Keluar 

Menu ini digunakan untuk melakukan perubahan / edit terhadap transaksi barang keluar, karena suatu hal baik itu kesalahan jumlah input maupun jenis barang.

Penggunaan :

1. Pencarian berdasarkan nama staf atau bulan transaksi tersebut terjadi. 
2. Jika sudah menemukan data yang dimaksud, pilih dengan klik nama staf , kemudian akan keluar nama barang di sisi sebelah kanan.
3. Pilih / klik nama barang yang akan diedit atau dihapus. 
4. Tombol Edit, Hapus, atau Batal untuk tiap item barang. 
5. Tombol Hapus untuk menghapus satu transaksi secara keseluruhan, tombol edit untuk mengubah tanggal transaksi atau nama staf. Tombol Cetak untuk mencetak berita acara serah terima barang dari pengurus barang kepada staf.

4. Edit Brg Masuk

Submenu ini berisi rekap barang masuk, dan berfungsi untuk membantu petugas administrasi SPJ dalam membuat kelengkapan SPJ untuk pembelian barang pakai habis (Format SPJ bisa berbeda tiap Pemerintah Daerah). Terdiri atas cetak Surat Pesanan, BA Pemeriksaan (oleh P2HP), dan BA Serah Terima (dari P2HP kepada penyimpan barang).
Penghapusan transaksi barang masuk juga diizinkan sepanjang barang tersebut belum ditransaksikan / dikeluarkan atau digunakan.

Ada tombol khusus yang berbeda dari menu lainnya yaitu adanya tombol 'Keluarkan'. Tombol ini berfungsi untuk mengeluarkan semua barang masuk dalam satu transaksi. Fungsi ini dilakukan manakala penyimpan barang memiliki sub atau bagian yang mengharuskan adanya laporan rutin setiap bulan. Sehingga setiap akhir bulan sub atau bagian tersebut melaporakn sisa persediaan kemudian diinput sebagai barang masuk pada aplikasi. Pada awal bulan selanjutnya, data input tadi dipilih dan 'Keluarkan' sehingga akan menjadi transaksi barang keluar. Tujuan dilakukannya aktifitas ini adalah untuk menghitung secara keseluruhan sisa persediaan di semua bagian pada setiap akhir bulan.

5. Operasi Data

Operasi data terdiri atas dua bagian yaitu Backup dan Restore Data serta Hapus Tabel Transaksi.

• Backup berfungsi untuk membuat file data secara keseluruhan dan dapat disimpan untuk sewaktu-waktu dapat dikembalikan (restore) ke dalam aplikasi. Tujuannya untuk menjaga jika terjadi kerusakan PC/Laptop sehingga data dapat diselamatkan tanpa harus mengetik ualng semua data yang sudah ada.
• Restore berfungsi untuk mengembalikan data dari hasil Backup. Jika data sudah di-Restore maka data yang lama akan tertimpa.

Hapus Tabel Transaksi berisi fungsi untuk menghapus tabel transaksi barang masuk dan barang keluar serta data barang secara keseluruhan. Data lain seperi Staf, ID, User, Rekanan, dan Registrasi tidak terhapus.
Hapus Tabel Transaksi dilakukan jika pengguna hendak membersihkan data atau jika terjadi kesalahan impor data awal dari Excel.

6. Stok Awal

Penggunaan Submeni ini bisa dilihat pada petunjuk ini. 

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : MENU LAPORAN

Inilah kemudahan yang ditawarkan aplikasi ini. Cukup dengan menginputkan barang masuk dan barang keluar secara teratur dan rutin, semua laporan yang dibutuhkan sebagaimana Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 sudah dibuat dan siap cetak.
Menu laporan terdiri atas laporan yang dicetak bulanan, triwulanan, semesteran, dan tahunan. Laporan tersebut dapat dicetak sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.

Laporan Bulanan 
Laporan Penerimaan, Penyaluran dan Stok : Berisi laporan penerimaan, pemakaian dan sisa stok barang pakai habis dan persediaan.

Laporan TriwulananBerita Acara Stok Opname : laporan yang berisi berita acara pemeriksaan antara kuasa pengguna barang dengan penyimpan barang beserta lampirannya.

Laporan Semesteran Laporan Semesteran (Lamapiran 15) : dicetak setiap akhir semester

Laporan Tahunan

1. Kartu Barang (Lampiran 12) dan Kartu Persediaan Barang (Lampiran 13) memiliki format yang hampir sama, laporan dapat dicetak per satuan barang dengan cara memilih barang pada tabel kemudian klik tombol cetak.Selain di menu laporan, kartu barang dapat dicetak di menu BARANG > BARANG dan menu BARANG > KELUAR. 
2. Daftar Pengadaan Barang (Lampiran 4)
3. Buku Penerimaan Barang (Lampiran 8)
4. Buku Pengeluaran Barang (Lampiran 9)
5. Buku Barang Pakai Habis (Lampiran 11)

Laporan Tahunan dicetak setiap akhir tahun, kemudian dijadikan buku sebagai bahan pemeriksaan oleh tim pemeriksa jika ada permintaan. Format laporan tersebut dibuat berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.

Laporan / Cetakan Pendukung Lainnya

•  Permintaan Per Bidang : untuk mengetahui banyaknya barang yang diminta per bidang per bulan.
• Rincian Barang Masuk : Rincian barang masuk per bulan
• Rincian Barang Keluar  : Rincian barang keluar per bulan
• Rekap Setahun : laporan sebagaimana laporan bulanan, namun berisi semua transaksi rekap selama satu tahun.
• Laporan Barang Kadaluarsa : laporan untuk mengetahui barang yang akan kadaluarsa dalam bulan itu atau setahun (centang ‘Setahun’).
• Data Barang Per Lokasi : laporan untuk mengetahui nama dan jenis barang yang ada pada lokasi penyimpanan barang. 

Laporan lainnya dapat ditemukan di menu UTILITY :

• Cetak Stok : ada di menu UTILITY > STOK 
• Cetak SPJ (Surat Pesanan, BA Pemeriksaan, BA Serah Terima ) : ada di menu UTILITY > Edit Barang Masuk. Cetakan ini berfungsi untuk membuat SPJ sederhana sehingga mempermudah pembuat SPJ dalam membuat laporannya.
• Cetak BA Serah Terima Barang dari Pengurus Barang kepada Staf : ada di menu UTILITY > Edit Barang Keluar

Laporan cetak stok barang per lokasi dapat ditemukan di menu BARANG>LOKASI.

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : Menu Barang

Pada menu ini, pengguna akan dimudahkan dalam pengoperasionalan aplikasi, disamping itu semua laporan yang dibutuhkan akan dapat dibuat dengan mudah, atau lebih gampangnya semua laporan tidak usah anda buat karena aplikasi ini sudah membuatkan laporan untuk anda. Betul sekali, hanya dengan melakukan transaksi masuk dan transaksi keluar barang semua laporan sudah dapat dibuat saat itu juga. Sehingga menghemat waktu anda dan input ke dalam aplikasi juga dapat dilakukan sewaktu-waktu atau tidak harus saat transaksi terjadi.

Pada menu BARANG, pengguna akan melihat 4 submenu beserta fungsi-fungsinya antara lain :

1. Kategori 

Menu Kategori digunakan untuk menginput/edit nama kategori barang. Kategori ini dimaksudkan untuk memisahkan jenis barang yang ada seperti ATK sendiri, Alat Kebersihan sendiri, dan seterusnya. Untuk penggunaan menu ini, pahami lebih dulu petunjuk ini.

 

2. Barang

Menu ini berfungsi untuk melakukan penambahan atau pengeditan barang. Penambahan barang mutlak dilakukan jika :
        1)    Nama Barang berbeda
        2)    Harga Barang berbeda meskipun nama barang sama
        3)    Tanggal kadaluarsa berbeda meskipun nama maupun harga barang sama

Ada beberapa pengguna yang kadang kesulitan dalam mengisi isian yang berupa Harga Barang dan Kuota APBD, karena kadang nol nya kurang atau lebih satu digit. Untuk mengatasi ini anda cukup blok dengan mouse pada isian tersebut, mengisi nominal angkanya kemudian enter. 

Kuota APBD adalah banyaknya jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan data dari DPA SKPD. Data ini nantinya dapat dimanfaatkan untuk mengetahui berapa banyak jumlah barang yang sudah dibeli dan sisa yang harus dibeli sehingga mempermudah kontrol dalam belanja barang.

Lokasi Barang akan mempermudah anda dalam melakukan pelacakan terhadap lokasi dan jumlah barang sehingga mempercepat pencarian barang.

Untuk penggunaan menu ini, pahami lebih dulu petunjuk ini. 

 

3. Masuk

Yang perlu menjadi pemahaman pada menu di atas adalah sebagai berikut :

1. Data rekanan : adalah nama rekanan yang menyediakan barang untuk dimasukan ke dalam data barang. Diperoleh dengan cara mengklik tombol ”Trans” pada menu Rekanan.Untuk mempermudah bisa dilakukan dengan mengetikkan nama rekanan pada kolom nomor 1 kemudian akan muncul pilihan yang sesuai dan pilih salah satu dengan klik pada id rekanan. 
2. Cari : digunakan untuk mempermudah pencarian nama barang yang akan diinput ke dalam data barang masuk. Hasilnya akan ditampilkan pada tabel di bawahnya (Nomor 3). Tabel tersebut hanya akan menampilkan data barang yang isian kuota nya lebih dari nol.
3. Klik pada nama barang yang dipilih kemudian akan muncul pada kolom di bawahnya (Nomor 4).
4. QTY : jumlah barang yang akan diinput ke dalam data. Jumlah ini tidak boleh melebihi sisa kuota barang. Blok dengan mouse kemudian isikan jumlah barang dan enter dua kali untuk mempercepat pengisian.
5. Tambah : Klik untuk menambahkan ke dalam data barang yang akan ditambahkan kemudian akan masuk ke dalam tabel (Nomor 6).
6. Tabel ini jika diklik, datanya akan muncul pada kolom di bawahnya.
7. Berfungsi untuk menghapus item barang yang akan dimasukkan jika prosedur nomor 6 dilakukan.
8. Jumlah nilai barang yang akan dimasukan ke dalam data barang.
9. Nomor dan tanggal penyerahan/ barang masuk.
10. Nomor dan tanggal surat pesanan, jika tidak ada bisa disamakan dengan nomor 9.
11. Proses : untuk langsung menginput / menyimpan ke dalam tabel barang jika inputan sudah benar (lihat jumlah nilai barang / nomor 8). Batal : membatalkan dan mengosongkan data yang akan diinput ke dalam transaksi barang masuk. Jika barang sudah diinput ke dalam menu BARANG>BARANG tetapi tidak ada di menu BARANG>MASUK, kemungkinan kuota APBD pada menu BARANG>BARANG masih nol, maka perlu dilakukan pengeditan kemudian diisi dengan jumlah kuota sebagaimana tercantum dalam DPA. Jika barang tidak ada pada kuota DPA tetapi barang tersebut ada dan masuk, maka kuota APBD dapat diisikan bebas, contoh 1000000. 

4. Keluar

 

Proses barang keluar hampir sama dengan barang masuk. Perbedaannya hanya pada nama staf yang diperoleh dengan cara membuka dahulu menu staf kemudian memilihnya dan menekan tombol ”Trans”. Selain itu dapat dilakukan dengan mengetikkan nama staf pada kolom nama staf, kemudian pilih salah satu dengan klik pada id staf. Yang perlu diperhatikan adalah tanggal keluar barang tersebut.
 

Fitur lain yang dimiliki pada menu ini adalah adanya warna yang berbeda pada daftar barang. Warna ini berfungsi untuk mengetahui batas kadaluarsa suatu barang.

• Warna coklat menandakan barang tersebut sudah kadaluarsa.
• Warna merah menandakan barang tersebut akan kadaluarsa dalam jangka waktu 3 bulan.
• Warna kuning menandakan barang akan kadaluarsa dalam tahun sekarang.

5. Lokasi

Menu ini berfungsi untuk menambah dan mengedit nama lokasi barang untuk menyimpan barang. Dengan adanya lokasi dapat diketahui nama dan jenis barang yang ada pada lokasi barang tersebut beserta sisa stoknya. Untuk mengetahui jumlah stok pada suatu lokasi. tinggal pilih nama lokasi dan pilih 'CETAK' untuk mengetahui hasilnya.

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : Menu REKANAN

Menu ini berfungsi menginput data rekanan dari mana barang pakai habis berasal. Rekanan dapat berupa nama toko atau kantor yang mengirim barang atau menyediakan barang atau dari instansi lain yang mengirimkan barang ke dalam sistem. Dengan adanya nama rekanan, dapat diketahui histori barang masuk pada laporan Kartu Barang.
Menu ini memiliki fungsi hampir sama dengan menu  Staf / Seksi / Bidang. Kecuali untuk tombol Trans yang berfungsi untuk melakukan transaksi penambahan barang. Jika diklik akan langsung mengarah ke menu Barang Masuk.

Fungsi yang ada di menu ini adalah :

• Edit : Mengedit nama dan identitas
• Tambah : Menambah nama / identitas baru yang belum ada
• Simpan : Menyimpan hasil perubahan(edit) / penambahan. Muncul setelah tombol tambah maupun edit diklik.
• Trans : Fungsinya adalah jika rekanan yang telah dipilih (dengan cara mengklik pada tabel nama rekanan) akan menambahkan barang. Jika diklik akan langsung mengarah ke menu Barang Masuk.
• Hapus : untuk menghapus data yang telah dipilih. Tombol hapus dapat digunakan manakala data yang akan dihapus tidak terkait dengan transaksi di tabel lain.

Lanjut Baca..

Petunjuk Penggunaan : Menu STAF / SEKSI / BIDANG

Menu ini berfungsi untuk menginput data staf yang melakukan transaksi atau meminta barang pakai habis. Nantinya nama staf tersebut digunakan pada laporan yang di dalamnya terdapat nama staf yang menggunakan barang pakai habis tersebut yaitu pada laporan Kartu Barang. Sehingga dapat diketahui histori keluarnya barang tersebut ke staf siapa saja.
Fungsi input bidang maupun seksi digunakan pada menu laporan untuk mengecek permintaan barang per bidang. Dengan data tersebut, dapat diketahui bidang mana saja yang permintaan barangnya banyak atau sedikit.

Ketiga menu tersebut (Staf/Seksi/Bidang) terdiri atas fungsi /Tombol :

• Edit : Mengedit nama dan identitas
• Tambah : Menambah nama / identitas baru yang belum ada
• Simpan : Menyimpan hasil perubahan(edit) / penambahan. Muncul setelah tombol tambah maupun edit diklik.
• Trans : Tombol ini hanya ada di menu Staf. Fungsinya adalah jika staf yang telah dipilih (dengan cara mengklik pada tabel nama staf) akan mengambil barang. Jika diklik akan langsung mengarah ke menu Barang Keluar.
• Hapus : untuk menghapus data yang telah dipilih. Tombol hapus dapat digunakan manakala data yang akan dihapus tidak terkait dengan transaksi di tabel lain.

Lanjut Baca..